Poradnik – Jak przygotować i nagrać powitanie lub zapowiedź telefoniczną.
Profesjonalne nagranie poprawi wizerunek Twojej firmy i sprawi, że będzie ona postrzegana jako bardziej kompetentna i godna zaufania.
Zapowiedź telefoniczna może przekazać klientom ważne informacje, takie jak godziny pracy, dane kontaktowe i adres strony internetowej.
Dobrze nagrane powitanie może skrócić czas oczekiwania klientów i zwiększyć ich satysfakcję.
Gdzie i jak zamówić nagranie zapowiedzi telefonicznej?
Prześlij tekst i odbierz gotowe nagranie. Skontaktuj się ze studiem Lektoriusz.pl i uzyskaj szczegółowe informacje. Poniżej znajdują się wzory i przykłady zapowiedzi telefonicznych i komunikatów głosowych IVR, z których można skorzystać i skontaktować się z Lektoriusz.pl w celu nagrania Twojego powitania.
Co powinny zawierać zapowiedzi i komunikaty głosowe do centrali telefonicznej.
Każda zapowiedź telefoniczna powinna zawierać zarówno elementy kurtuazyjne jak i klauzule informacyjne. Często wraz z głosem lektora usłyszeć można odpowiedni podkład muzyczny.
Aby ułatwić Państwu przygotowanie odpowiedniej zapowiedzi do centrali telefonicznej poniżej umieszczone zostały porady dotyczące konstrukcji i zawartości powitania – zapowiedzi – telefonicznej.
Dzwoniący powinien odnosić wrażenie, że trafił do właściwego adresata, komunikat powinien być klarowny. Dlatego tekst zapowiedzi telefonicznej jak i jej konstrukcja w przypadku występowania numerów wewnętrznych powinny poprowadzić klienta do właściwego działu firmy. Jest to sposób wywarcia dobrego wrażenia i zachęcenia dzwoniącego, aby pozostał z nami i poznał naszą ofertę.
Przykłady gotowych nagrań zapowiedzi telefonicznych.
Etap 1) Treść powitania telefonicznego – wzory i przykłady
Schemat zapowiedzi telefonicznej jest prosty, ale trzeba pamiętać o kilku niezbędnych elementach.
W zależności od profilu firmy zdecydujmy czy chcemy zaprezentować się powitaniem o charakterze urzędowym np. ze zwrotem "Dzień dobry", czy mniej oficjalnym ze zwrotami bezpośrednimi "witamy" lub "dodzwoniłeś się do". Oczywiście przy przywitaniu się nie może zabraknąć nazwy Państwa firmy.
A) Witamy w Centrum Usług Medycznych w ( miejscowość)
B) Dzień dobry, dodzwonili się państwo do Centrum Usług Medycznych w…..
Jeśli jest to np. serwis, można użyć sformułowania:
C) Dziękujemy za kontakt z zespołem serwisowym ( nazwa ). Nasi pracownicy są do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku od godziny 10 do 18.
D) Witaj w centrum sprzedaży ABC, Chętnie pomożemy.
E) Dzień dobry , Firma ABC . Dziękujemy, że do nas dzwonisz.
Można połączyć powitanie z prezentacją:
Witamy w ABC. Jesteśmy firmą z wieloletnim doświadczeniem. Oferujemy kompleksową oraz profesjonalną obsługę. Proponujemy szeroki zakres produktów dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta. Bazujemy na produktach rekomendowanych marek. Naszym atutem jest oparcie na doświadczonych ekipach montażowych
Etap 2) Informacja o godzinach pracy
Teraz można podać godziny pracy firmy jeśli nie podaliśmy ich w powitaniu:
A) Firma jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 14.30
B) Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 14.30. W soboty niedziele i święta nasza firma jest nieczynna
Etap 3) Komunikat, że rozmowy są nagrywane.
Jeśli rozmowy są nagrywane należy poinformować o tym fakcie rozmówcę i zamieścić odpowiedni komunikat. Informacja o nagrywaniu rozmów jest obowiązkiem.
A) Informujemy, iż treść rozmowy jest nagrywana. Jeśli nie wyrażają państwo zgody prosimy o rozłączenie się i kontakt drogą email ( tutaj można podać adres email)
B) Uprzejmie informujemy, że w trosce o najwyższą jakość usług, wszystkie rozmowy są rejestrowane. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na ich nagrywanie, prosimy o przerwanie połączenia i kontakt drogą elektroniczną ( adres email )
Etap 4) Informacja o przetwarzaniu danych osobowych RODO
( W przypadku jeśli podmiot, do którego dzwonimy przetwarza dane )
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada na podmiot, który przetwarza dane osobowe rozmówcy obowiązek informacji o tym fakcie. W komunikacie telefonicznym powinno się w takim przypadku także wskazać podmiot lub miejsce, w którym można zapoznać się z Polityką Przetwarzania Danych Osobowych firmy.
A) Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji zamówień. Szczegółowe informacje znajdą Państwo na naszej stronie internetowej w zakładce Polityka prywatności.
B) Firma ABC przetwarza dane zgodnie z polityką RODO. Informacje o RODO znajdziesz na naszej stronie internetowej ( alternatywnie wciskając odpowiednią przypisaną w centrali cyfrę jeśli treść RODO jest do odsłuchania )
Klauzula RODO ( dostępna w Lektoriusz.pl ) może być zamieszczona w formie pisemnej na stronie internetowej firmy lub nagrana na centrali telefonicznej z możliwością odsłuchania jej po wybraniu zaproponowanej przypisanej do niej cyfry wewnętrznej ( drzewo ) Jest to wówczas osobny plik z treścią RODO nagrany przez lektora
Etap 5) Komunikat o możliwości przełączenia do odpowiedniego działu
Po wstępnym powitaniu i klauzulach informacyjnych o nagrywaniu oraz Rodo ( jeśli takowe występują ) należy poinformować dzwoniącego o możliwości skierowania go do odpowiedniego działu lub osoby zajmującej się zagadnieniami, które interesują klienta. Jest to tzw „ drzewko „ – czyli przedstawienie poszczególnych działów w firmie z przypisanymi im numerami wewnętrznymi ( cyframi, które dzwoniący wciska w swoim telefonie aby się z nimi połączyć ). Następuje wówczas przekierowanie do odpowiedniego działu.
a) Prosimy o wybranie tematu rozmowy
b) Prosimy tonowo wybrać nr wewnętrzny lub poczekać na zgłoszenie operatora
c) Prosimy o wybór właściwego tematu rozmowy
Następnie należy przedstawić poszczególne działy w firmie - tu następuje lista działów wraz z przypisanymi numerami wewnętrznymi
- Jeżeli chcą Państwo porozmawiać ze Specjalistą Obsługi Klienta prosimy wybrać 1
- Jeżeli chcą Państwo zasięgnąć informacji na temat umowy prosimy wybrać 2
- Jeżeli chcą Państwo uzyskać informację o stanie płatności prosimy wybrać 3
- Jeżeli interesują Państwa warunki dostawy prosimy wybrać 4
- Jeśli chcą państwo połączyć się z sekretariatem prosimy wybrać 5
- W celu zapoznania się z polityką przetwarzania danych osób kontaktujących się z ( tu nazwa firmy ) wybierz 6
Lub krócej:
1 – obsługa klienta
2 – umowy
3 – płatności i księgowość
4 – dostawy
5 – sekretariat
6 – polityka przetwarzania danych osobowych RODO
Etap 6) Komunikat głosowy poza godzinami pracy
W godzinach lub dniach, kiedy nasze biuro jest nieczynne, powinniśmy skierować taką informację do dzwoniącego i poprosić o kontakt w inny sposób lub w innym terminie, aby niepotrzebnie nie wybierał tematów rozmowy bądź działów wewnętrznych i nie uzyskał połączenia.
a) Dziękujemy za kontakt z ( nazwa firmy ). Nasze biuro jest w tym momencie nieczynne. Zapraszamy od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00 Jesli chcecie panstwo uzyskac wiecej informacji badz zlozyc zamownie prosze odwiedzic nasza strone internetowa ( nazwa ) lub zostawić wiadomość.
b) Witamy w firmie ABC
Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach od ósmej do siedemnastej. W soboty od godziny dziewiątej do trzynastej. W niedziele i święta nasza firma jest nieczynna. Zamówienie możesz złożyć poprzez nasz sklep internetowy www. lub wysyłając wiadomość e-mail na adres………….@.................. Dziękujemy i do usłyszenia
Etap 7) Komunikat telefoniczny – gdy linia jest zajęta
a) Przepraszamy. Wszystkie łącza do stanowiska są zajęte. W związku z długim czasem oczekiwania na połączenie proszę zadzwonić w późniejszym terminie.
b) Przepraszamy, aktualnie wszyscy konsultanci prowadzą rozmowy. Prosimy czekać na połączenie.
c) Wszyscy konsultancji są zajęci, prosimy o pozostanie na linii bądź kontakt w późniejszym terminie. Dziękujemy